改进工作方式:内省外看
2019-12-13 16:39

在一个组织内,不管是一个员工,还是一个领导,我们每一个人在各自的岗位上都会思考,如何提高自己和组织的工作效率,改进工作方式,并不断追求做得更好,是否有一套行之有效的方法?具体通用解决问题的万能办法估计是没有的,但就如何做好我们的工作,我认为从思维、方法的角度还是有章可循的,内省外看就是其中一种非常值得研究方法。带着“我该怎么干,怎么干才能干好?”这个问题,在这里我谈一下内省外看这种方法的认识,供大家参考讨论,观点不对的地方,请大家批评指正。

一、内省外看的目的及意义

内省外看的目的就是要帮助我们发现问题,找对问题并解决问题,帮助我们更好的做好工作。不管我们是水平高还是水平低,在各自工作的领域,总会遇到一些复杂问题的处理,我们刚开始感觉到是无从下手,但只要针对问题进行内部深入调研之后,我们可能就初步发现了问题,但对于解决问题的思路还不清晰。我们会有意识或无意识地出去看一看他人是怎么做的,首先我们会主动地去摸索与学习,其次会与别人相对比,找出问题的差异和改进的着力点。我们在看完之后思维比原来开阔,思路逐渐清晰,就会逐渐有了解决问题的新想法。亳州有句俗语“没有吃过猪肉,难道还没见过猪走路?”说的也是如何通过比较帮助我们找出做好工作的思路、方法。今年年初,省委书记郭金龙就安排部分省市领导干部到江西去看,目的就是为了进一步理清工作思路。看完之后,大家一比较觉得江西与安徽的客观情况差不多,但为什么江西发展得快,安徽却落后了,通过不同情况的具体比较,大家就很有感悟,这种做法是在为安徽的下一步发展找差距、理思路,是一种内省外看很好的做法。

记得在1994年,我在大学期间学习全面质量管理,当时,给我们做报告的是一个丹麦的老教授,讲了一场关于基准比较(或者叫标杆管理)的课程,现在看来也是内省外看。其中举到了日本的汽车工业发展史。日本为了能够发展本国的汽车工业,并力争超过美国,就采用了基准比较的方法。日本丰田以美国的通用汽车为标杆,逐项进行对比,改进自己的技术,最后日本学会并超过了美国的汽车工业,日本的做法后来被称为精细化管理。后来,美国的通用汽车经过深刻反省,又派人到日本的企业去学习,于是迎来了二次振兴的局面。当时听完之后我感受不大,什么基准比较、不就是比较比较吗?不是什么高深的理论,谁都可以做到,但今天看来,老教授不远万里,用心传道,是有道理的,因为这种看似普通的道理,它确实是我们在各个领域发现问题、解决问题、改进提升工作的一套行之有效的方法。

老一辈革命家陈云同志是一个懂经济的国家领导人之一,在新中国的经济发展历史上有过重要的贡献,曾经与邓小平同志一起做过许多重大的国家经济决策。他在做工作时提到了一些观点,例如“不唯上,不唯书,只唯实”和“交换,比较,反复”。通过阅读陈云同志的一些文章之后,我感觉到通过不断地借鉴外部,同时反省自己是解决自身问题的一种重要方法。这是大家在做事情时也经常用到方法,针对我们自身,该如何提高工作效率,做好各自的工作,增加整体企业效益,我认为内省外看确实是一种很重要的思想方法体系。古井需要发展,需要通过内力来提高市场竞争力,所以这套方法被作为一个主题明确地提出来,我认为是比较迫切的,对于回答大家“我怎么干,怎么干才能干好?”具有十分现实的意义。

二、我们一般做工作的程序

我们现在所做的工作基本可以分为两类:第一类是具体的工作,在工作过程中很少需要与他人的协调与沟通,自己独立就可以完成;第二类是复杂的工作,在工作过程中需要与别人协调与沟通,需要他人的配合才能完成。处在管理层面的许多工作,大部分都需要他人的配合才能完成,属于第二类复杂的工作。做简单的工作和做较为复杂的工作,在程序上是不一样的。如果我们做复杂的工作,对程序不了解,不管什么,都是自己一个人瞎撞一通,即使累死,也不可能把工作做好,因为我们那只是在做几个点上的工作,而不能带动整个面上工作的全部展开。

这里来谈做复杂的工作的一般程序,第一步就是理思路、找问题、定战略。无论是个人还是组织,我们都需要解决“理思路、找问题、定战略”的问题,如果我们这一步没有解决,那么我们就是“无头苍蝇乱撞”。而且我们首先要明白做工作的目的,要有一个准确的分析和定位。这是最为关键的一步,如房屋设计如果没有做好,后面的施工再精细也是徒劳,效果将大打折扣,因此“理思路、找问题、定战略”是做好工作的必要前提。

第二步就是组队伍、布任务、定规则。思路战略确定之后关键就是实施,实施要靠组织体系的全面推进,而不是纯粹个人的英雄主义。例如集团档案管理工作整体思路确定下来之后,就是下文明确实施的组织体系,建好队伍,以沟通交流的形式将具体的工作任务分配下去。在这之后,档案管理工作就要求各单位要制定一个半年的具体的可操作的阶段性计划指标,每个阶段的任务指标要符合档案管理的总体指导思想。当然,在具体执行工作任务的过程中也不是完全随意的干,而是要有一个框框,一个总体性、原则性的指导意见。法务工作也是如此,例如销售公司的62家欠款案,就必须要临时组建一个小组,制定一些奖惩办法,在办案过程中提出一些具体要求和规则。

做工作的第三步就是推进实施的过程。在完成前两步之后,下一步就是人员具体推进实施的过程。如果推进过程中,我们没有干好,那么就是具体推进实施的人员有问题。这里的问题只有两类,要么是技能问题,要么是态度问题。这个过程做好了,那么我们的工作目标基本上就达到了。

第四步就是校偏调整的过程。一些复杂的工作并不是一蹴而就的,不是我们一喊口号就能做好的,会有许多反复的过程,需要我们不断的学习技能和调整心态,不断地去努力营造准备有利于工作的各种环境和资源。这是一个不达目标、誓不罢休的尝试过程,需要不断调整、不断校偏,最后才能完成工作、实现目标。

在完成较为复杂的工作时,这四步程序是不可或缺的,必须要有,并且每一步都要做好,才能实现最终的工作目标。每一步的实施都要服从于总体目标的完成。为了能够有利于完成一个总体的目标,我们需要制定的一定的制度和规则,随着环境条件的改变,为了更有效地完成目标,那么制定的制度和规则也需要相适应地调整,而不是一成不变,阻碍目标的完成。当然,我们在开始制订规则时可以简单一些。例如,我们的党在抗日战争发展的初期,任务是壮大自己消灭敌人。在这个思路指导下,党形成了具体的战略方针,在全国各地建立了新的革命根据地。随之就在根据地建立了党组织,扩编了军队,明确了任务,制订了规则,如“三大纪律、八项注意”,这些规则看起来比较简单,但就是这些简单的规则,对于一个队伍的建设和发展就起到了很好的约束和导向作用。我们在做工作时,针对这几个步骤应该有一个很清醒的认识,要有一个系统的、程序性的概念。如果我们没有程序上的概念,要想做一件大的工作就麻烦了,是不可能做好工作的。同时对于具体的工作过程中,我们要随时明确知道自己处于哪一个阶段。一旦发现本阶段进展效果不大时,我们就应该自动地去反省,去思考,主动找出问题的症结出在哪里。尤其是对团队的几个核心成员就更为重要了,首先需要统一思想,而且需要随时思考是哪个阶段比较薄弱,需要加强。这样一来,我们在做工作的同时,整个工作体系和组织体系就建立起来了。

我们做工作的这四个步骤,针对每一个步骤的调整与校偏都可以利用内省外看的方法。如果不通过内省外看,那么我们的思路就不一定准确,计划就不一定科学,战略目标就会不一定符合实际,做决策犯错误的可能性就大;如果通过内省外看,我们的战略目标就会比较实在,符合工作实际,相对中肯,比较利于实现。同样,在组队伍定规则时通过内省外看,可以让组织效率更高,实施成本更低。推进实施的过程需要理性和坚持,坚持需要信心,信心能来自哪里,我认为信心只能来自不断地对做好工作每个步骤的内省外看后的理性抉择。

三、正确的思想和思路从哪里来

《毛泽东文选》中提到,正确的思想不是从天上掉下来的,是从社会实践、阶级斗争和实验室实践中产生出来的。为什么有些人可以提出一些思路,而其他人却说不出?我们每个人的思路来源主要是两个方面:一是知识理论,二是工作实践。在这里面,有一个最基本的前提就是实事求是,离开实事求是的土壤,我们所做的一些分析和判断都是理论和大话,没有基础,没有任何实际意义。没有调查就没有发言权,实事求是讲求的就是调查问题,据实分析问题。

1、从时间轴和空间轴两个方面来思考问题

我们要做十字型人才,要一专多能,也就是在某一个专业方面要有深度,在知识层面要有一个广度。我们在理论与实践的内功培养方面也需要一个十字型,时间是历史背景上的一个纵轴,地域是历史背景上的一个横轴,历史是过去现实一步步走来的,把自己放到一个历史的空间去了解问题、分析问题,对于我们正确思想的形成非常重要。人的一生相对历史而言是非常短暂的,就如蜜蜂活过一年、草木活过一季。我们的思想在时间轴上不开放,那么我们占有的资源太局限了。历史上有许多东西值得我们借鉴。当前空间轴上的现实,更值得我们了解和借鉴。在空间轴上,我们应该看的广一些。

在大部分的普通家庭里,尤其是从草根家庭里生长出来的人,我们所能接触的周边环境对于正确思想的形成是苍白无力的,一不小心,我们就成了近视野中的哪个思想尖顶,这种局面非常不利于正确思想的进一步形成。那么正确的思想从哪里来?首先就要打开时间轴,站在历史的角度来考虑问题。我们需要看一看自己所从事的专业和环境所涉及的历史。比如我们可以研究中国的经济史,研究一下曾国藩、李鸿章、左宗棠,毛泽东、邓小平、陈云等人的经济思想。在空间轴方面是从当前的实践而来的,更加需要我们珍惜,需要我们多看。我们要利用各种渠道,捕捉同时代的同行业的发展状况,要关注我们的行业发展。古井在历史上是一个比较活跃的企业。我们只有关注行业的发展情况,才清楚自己的准确定位,处于一个什么位置,是先进还是落后。我们如果不是领导者,而是一个跟随者,就可以借鉴行业领导者的思路。作为一个领先企业,对于其他人就是一个活生生的借鉴,但对于他自身来说,不管做得再精彩,但精彩背后更多的是创新后的失败。在空间轴这个层面,我们如果能够找到标杆企业,研究他们的一些做法,对于一些现实情况的处理是非常有必要的。通过这种横向和纵向的对比之后,结合我们自己的工作实际,相信我们做工作的思路以及做出的决策,才有可能更接近科学,更接近准确。

2、成功的方法不可复制,但是可以借鉴的

当然,在工作时我们一定要有自己的主见,而不是完全的拿来主义。我们不能照抄照搬,必须要以消化吸收的方式来学习,以这种方式吸收后自然而然的就会产生一些想法。碰到现实问题时,我们就敢于大胆的决策。成功的做法是不可复制的,但成功的思维是可以学习和借鉴的,同样的方法针对不同的企业所产生的效果可能就不一样。成功的企业在决策是时为什么总是要这样做,而且成功大于失败,这就说明它的思维方式是比较科学的,是可以借鉴的。我们如果按照这种正确的思维方式去做,那么我们少犯错误的概率就会极大的提高,在理思路、定战略时就会前进一大步,而且这一大步恰恰是很多企业和个人一筹莫展的一个最本质原因。“心有多宽,路有多远”。这个“心”在某种程度上就是我们的思路和战略。对于一些工作,我们如果能够研究得很透彻,而这些工作也比较有深度,那么我们就可以理解很多较为深刻的问题。“大道无形,殊途同归”,我们在某一方面能够把工作做得较为透彻,那么在做其他工作就会感觉顺理成章。针对内省外看这种做法,同样也是隔行不隔理的道理,不可能是一种具体复制的办法,但确实是一种可以借鉴的思维方法。

四、否定和超越自我,实现螺旋式上升

1、开放与改革是提升自我的两个重要前提

一个组织或个人走一遍内省外看的流程都不容易,再走第二遍、第三遍就更加的难。因为这需要反复否定自我、超越自我。尤其是作为行业的领导者,它的做法在目前是比较先进的,但是为了提升自我,就需要推翻自己,要给自己打一个问号。但是,人往往很难否定自我。政府文件常有一句话:以开放促改革,以改革促发展。我们只有开放了,才能理解我们的同行业,才能了解这个世界,才能知不足,才会去改革;如果我们不开放,首先就无法正确地认识自己,更无法去了解别人,无从去谈正确的改革,剩下的只能是无为或者乱改革。开放是改革的一个最基本前提,而改革的作用就是为了发展。改革成功与否,其重要的标志就是改革后组织是否得到了真正发展,是否变好了,是否变和谐了。刚开始,我们开放的力度不大,只解决了一部分问题。发展到一定时期,我们的开放力度逐渐加大,解决的问题将越来越多。这是一个不断循环的过程。一些企业只盘旋了一两次就停滞不前了,没有做到不断地超越自我。

2、心态调整是提升自我的关键所在

一个组织能够超越自我、提升自我的关键点是:一是心态,二是技能。相比之下,心态显得更为重要。技能是可以学的,但心态很难学到,许多真理就是大白话。我们即使学会了相关技能,也不一定能够把事情真正办好。有时,我们会犯一些比较低级的错误,事后觉得自己很可笑,但当时就是要那样去做。这就是一个心态问题,因为一个人的心态很容易随波逐流。我们在做决策时,大部分不是技能问题而是心态问题在左右;我们能否发展起来,同样也不是技能问题而是心态问题在左右。当前社会普遍比较浮躁,存在大量的泡沫,在这种情况下人就很容易犯错误。心态问题说起来容易做起来难,一旦在自己身上发生时就可能走样了。当别人遇到事情时,我们可以清醒地列出几条意见,但当自己遇到事情需要做决策时,就会犹豫不定了。尤其我们处在一个事件的漩涡当中时,心态显得更为重要。

3、时刻保持清醒的头脑,永远保持谦虚的心态

正确的思想从哪里来?不管从哪里来,都要经过一个谦虚之门,一定要永远相信自己不是最优秀的。即使我们是一个行业的领导者,在面对历史、面对现实、面对将来也应该清醒地认识到自己还有很大的差距。如果我们总觉得自己比别人强,就不可能去真正地内省外看。闭关锁国、自以为是,就是其中的表现。我们一定要有开放的心态,要有敢于否定自我的勇气,只有这样我们才能打开内省外看之门。如果我们没有这种基本的心态作为前提,那么我们就不可能真正的内省外看,就不可能真正地将我们的工作做的更好。

具有历史观,能够用内省外看的方法去看待自己,看待问题,知长短,找差距,并用实际行动去努力缩小每一个差距,最终不断地超越自己,这是一种改进和提升我们工作的基本方法。有了这个方法,在我们古井大大小小的岗位上去不断地努力做好工作,不断地去反思、去学习、去实践,来回答“我怎么干,我怎么干才能干好?”这个现实的命题,我相信我们的工作一定能够获得基于现实的改进和面向未来的不断提升。古井人的命运永远掌握在自己手里,调整好心态,打开谦虚之门,开展内省外看,创造和体现企业真正的外在价值,这是我们当前古井人的历史使命。

我相信我们的内省外看一定能够做好,因此我相信古井的明天一定会更加美好。

 


上一篇:培养职业化的工作习惯

下一篇:品牌市场表现背后揭示的职场潜规则